CONSEIL MUNICIPAL DU JEUDI 07 JANVIER 2016

 

 

 

PROCURATIONS : M. CAVALIERE a donné procuration à M. ESPIE.

 

Absente : Mme BARBE.

 

M. le Maire ouvre la séance à 18 H 30, présente ses voeux à l'assemblée et nomme Mme CUEILLENS secrétaire de séance.

 

 

ORDRE DU JOUR :

 

I. ADOPTION DU PROCES VERBAL DU CONSEIL MUNICIPAL DU 10 DECEMBRE 2015 :

 

Madame ZADRO demande une modification sur le demier compte rendu : sur la souplesse mise en place pour les RTT.

Elle précise que contrairement à ce qui a été écrit elle ne "s'inquiète " pas de la mise en oeuvre de cette souplesse. Elle a juste dit que lorsque I'on édicte une règle et que il y a déjà beaucoup d'exceptions, c'est toujours un peu compliqué. Par contre, elle ne s'inquiète pas de la souplesse affichée par le Municipalité, elle I'a au contraire soulignée.

 

Vote à l'unanimité.

 

II. INFORMATIONS DELEGATION AU MAIRE :

 

04/12/2015 : Autorisation de produire un mémoire en défense auprès du Tribunal administratif de Pau dans le cadre du mémoire en indemnité déposé par la Société Bureau Vérifications Chapiteaux Tentes Structures concernant une décision implicite de rejet de la commune dans le cadre du marché de vérification périodique réglementaire.

 

08/12/2015 : Signature de la convention de mise à disposition gratuite de salles de l'école maternelle auprès du centre social Vic-Accueil pour le relais d'Assistante Maternelle.

 

18/12/2015 : Signature du MAPA SERV20I5/05 avec la société Qualiconsult pour un marché de services pour une mission de contrôles techniques pour un montant de 18 972 € TTC.

 

18/12/2015 : Signature du MAPA MO2015/02 avec Carole HALAIS pour un marché de prestations intellectuelles pour une mission de maitrise d'œuvre concernant la rénovation, l'extension et la mise en conformité en accessibilité de l'école primaire pour un montant de l8 408 € TTC.

 

18/12/2015 : Signature du MAPA PI2015/01 avec Jean-François GUEZE pour un marché de prestations intellectuelles pour une mission de maitrise d'œuvre pour l'aménagement du cœur de ville pour un montant de           129 545.06 € HT.

 

18/12/2015 : Signature du MAPA MO2015/03 avec Fabienne LARCADE pour un marché de prestations intellectuelles pour une mission de maitrise d'œuvre concernant la rénovation, l'extension et la mise en conformité en accessibilité de I'espace communal de l'enfance et de la jeunesse pour un montant de 22 800 € TTC.

 

18/12/2015 : Signature du MAPA SERV2015/04 avec la SARL INGC lngénierie Construction pour un marché de services pour une mission de coordination en matière de sécurité et de protection de la santé niveau II pour un montant de 4 725 € TTC.

 

18/12/2015 : Signature du devis de la société Hydro Elec Services pour I'installation d'une mesure de trop plein de poste EU et de gestion du déversoir EU sur le poste de relevage du foot pour un montant de 25 343.62 € TTC.

 

 

 

III. FINANCES :

 

            1. Agenda D'Accessibilité Programmée :

 

Conformément à la loi du 11 février 2005, la commune de Vic Fezensac s'est engagée dans une démarche de mise en accessibilité de ses équipements et de ses espaces publics. Un diagnostic des bâtiments communaux, de la voirie et des espaces publics a été réalisé par le bureau d'étude Qualiconsult en Septembre 2011.

 

Le plan de mise en accessibilité de la voirie et des espaces publics (PAVE) ainsi qu’un échéancier a été adopté lors de la séance du conseil municipal du 25 Juin 2015.

 

Au regard de l'arrêté du 8 décembre 2014 fixant les dispositions prises pour I'application des articles R. 111-19-7 à R. 111-19-11 du code de la construction et de l'habitation et de l'article 14 du décret n° 2006-555 relatives à l'accessibilité aux personnes handicapées des établissements recevant du public situés dans un cadre bâti existant et des installations existantes ouvertes au public et du report de la date limite de dépôt de I'agenda d'accessibilité programmé au 31 décembre 2015, Ia commune a procédé à la correction du diagnostic initial de 2011 avec la nouvelle réglementation d'accessibilité.

 

Au vu de I'importance du patrimoine à mettre en accessibilité (26 ERP, 3 IOP et la voirie), le conseil municipal doit se prononcer sur les priorités stratégiques.

 

M. le Maire propose :

 

• Les premiers aménagements concerneront les équipements HOTEL DE VILLE et GYMNASE COSEC ainsi que divers travaux de mise en conformité en accessibilité réalisés par les Services Techniques Municipaux (échéance décembre 2016) ;

 

• Dans un deuxième temps, la municipalité réalisera la mise en conformité en accessibilité de l'école primaire, du bâtiment des quatre classes et du centre de loisirs ainsi que des travaux de mise en conformité en accessibilité réalisés par les Services Techniques Municipaux ;

 

• Ensuite la commune réalisera la mise en accessibilité des autres bâtiments suivant I'agenda joint ;

 

• Dès 2016, la commune fera appel à un maître d’œuvre qui sera chargé d’une part de réévaluer plus précisément la conformité au regard de la nouvelle réglementation, d'autre part de mener les études nécessaires à la mise en accessibilité du patrimoine d'ERP pour aboutir à un marché de travaux pluriannuel et enfin de suivre l'exécution des travaux.

 

Le coût total des mises en accessibilité est estimé à environ 578 000 €.

 

Vous trouverez en annexe la liste des bâtiments concernés ainsi que le coût total annuel tel que nous nous engageons à réaliser les travaux.

 

Les bâtiments situés rue de la Filature et le bâtiment des Sévillanes nécessitant des travaux avec des coûts très importants en accessibilité et sécurité incendie, il est proposé de les désaffecter. Une solution de relogement sera proposée aux associations qui les occupent.

 

Par ailleurs lors de la séance du 25 juin 2015 nous avions demandé la prorogation de délai pour échelonner la mise en accessibilité des installations communales sur une durée de 9 ans. Or, compte tenu de la nature de notre patrimoine, nous ne pouvons prétendre qu'à une dérogation de 6 ans.

 

M. le Maire demande :

• de valider l'agenda tel qu'il vous est présenté,

• de l'autoriser à demander une demande de prorogation sur une durée de 6 ans au lieu de 9 ans comme demandé initialement,

• de l'autoriser à réaliser l'ensemble des démarches et à signer l'ensemble des pièces nécessaires à la réalisation et la validation de cet agenda.

 

M. DUPEYRON : L'évaluation de la main d'oeuvre des services techniques est bien comptabilisée dans l'estimation ?

 

M. le Maire : oui avec également le coût des matériaux.

 

Mme ZADRO : C'est clair, avec les grandes pistes, après il y aura certainement des choix à faire, c'est un document intéressant.

 

Adopté à I'unanimité.

 

            2. Convention avec l'association festival de Bandas de Condom :

 

M. le Maire : Nous nous sommes mis d'accord pour travailler ensemble et partager certains frais.

 

L'organisation de la féria de Pentecôte engendre des coûts importants pour notre commune. La période de crise actuelle, fragilise nos recettes et nous devons raisonner sur du long terme afin de rationaliser certaines dépenses.

 

Ce constat a été fait par plusieurs organisateurs de grandes manifestations. Nous avons été contactés par les membres de l'association «  Festival de Bandas de Condom » afin de mutualiser des équipements que jusqu’a présent nous louions chacun de notre côté.

 

Des études qui ont été menées, il ressort qu'en achetant et aménageant des sanitaires et des guichets avec une mise en commun, le montant de I'investissement serait amorti dès la deuxième année.

 

En effet :

Montant de I'investissement : 30 400 € à partager entre les deux entités (15 200 € chacun).

Coût de la location annuelle pour les équipements réalisés : 11 560 €.

 

Ce constat amène M. le Maire à nous solliciter afin de l'autoriser à engager les démarches afin de signer une convention avec l'association « Festival de Bandas de Condom » et à engager les dépenses nécessaires à I'acquisition et I'aménagement des équipements sanitaires et guichets.

 

M. le Maire nous présentera la convention dès qu'elle sera établie.

 

M. OSPITAL : les responsables du festival de Condom s'étaient engagés dans une démarche écologique avec des toilettes sèches. On reprend cette idée ?

 

Non dit M. le Maire. Ce système sur plusieurs jours avec tant de monde, c'est compliqué pour le moment. On parlera de Pentecôte tout à I'heure. Les toilettes par contre seront gratuites. On en parlera à la fin, notamment au sujet de ce qui est paru dans la presse.

 

Adopté à l'unanimité.

 

            3. Contrat Enfance Jeunesse - avenant :

 

La commune de Vic-Fezensac a signé un Contrat Enfance Jeunesse avec la Caisse d'Allocations Familiales portant sur plusieurs domaines de I'enfance jeunesse (Crèche, Centre de Loisirs, Relais Assistantes Maternelles).

 

Le contrat va arriver à son terme fin 2016 et nous commençons le diagnostic pour procéder à son renouvellement.

 

Lors de la réunion préparatoire à l'élaboration de ce diagnostic, la technicienne CAF qui s'occupe de notre territoire nous a indiqué qu'elle émettait des réserves sur l'efficacité des rencontres hebdomadaires organisée par le relais assistantes maternelles.

 

En effet, les mardis matins, les assistantes maternelles se réunissent avec les enfants dont elles ont la garde afin d'échanger sur leurs pratiques et les problèmes rencontrés. Ces réunions ayant beaucoup de succès, la matinée a dû être scindée en deux groupes. Dès lors, les assistantes maternelles ne disposent que d'une heure pour échanger.

 

De I'avis de la technicienne ce temps est trop court et elle demande que ce temps de rencontre soit augmenté d'une séance supplémentaire par semaine, soit 3 heures par semaine hors temps de vacances scolaires. Cette augmentation équivaut à 2 heures par semaine sur I'année.

 

Le surcoût pour la commune est évalué à 2 160 €. En signant un avenant à notre contrat CEJ nous pourrons bénéficier d'une participation de la CAF de I'ordre de 800 € soit un reste à charge net pour la commune de 1 360 €.

 

M. le Maire demande de l'autoriser à signer I'avenant au contrat CEJ pour le développement de cette activité.

 

Adopté à l'unanimité.

 

            4. Instauration de caution pour location de salles :

 

Comme nous l'avons évoqué à plusieurs reprises lors de nos conseils, M. le Maire souhaite instaurer à compter du 1er janvier 2016 une caution lors de la location de salle.

 

Il précise que lorsqu'il a voulu louer des salles utilisées par les associations, elles étaient dans un état pitoyable. Il a fait tout nettoyer. Etat des lieux faits.

 

Il propose que le montant de la caution demandée s'élève à :

• 300 € pour toute location par un particulier,

• 50 € pour toute mise à disposition à une association.

 

Bien évidemment, ce montant ne sera encaissé qu'en cas de manquement grave aux obligations faites aux utilisateurs (nettoyage, dégradations...).

 

M. DUPEYRON : on avait évoqué le tarif préferentiel pour les Vicois pour I'utilisation de certaines salles. Où en sommes nous ?

 

M. le Maire : On y travaille. Il faut réfléchir aux critères.

 

Adopté à l'unanimité.

 

            5. Bail pour la Trésorerie :

 

M. ANTONELLO précise à l'assemblée que le bail signé avec la Direction Départementale des Finances Publiques du Gers concernant les locaux de la Trésorerie arrive à échéance le 31 janvier 2016.

 

Il demande l'autorisation de renouveler ce bail pour un montant annuel de 6 487.88 €.

 

M. DUPEYRON : le bail est-il revalorisé ?

 

M. ANTONELLO : C'est le nouveau montant justement.

 

Mme ZADRO : Nous avons signé une motion la dernière fois concernant les missions de services publics qui seront moindre prochainement dans les locaux de la trésorerie. Avez-vous eu un retour sur le sujet ?

 

M. le Maire : Pas encore.

 

Adopté à l'unanimité.

 

            6. Marché fourniture de gaz :

 

M. ANTONELLO indique que lors du Conseil Municipal du 11 février 2014, il avait été décidé de s'associer à la procédure d'achat groupé initiée par l'UGAP pour la passation du marché public avec les fournisseurs de gaz suite à la fin des tarifs réglementés à compter du 31 décembre 2014.

 

La conclusion de ce marché nous a permis de réaliser des économies (2013 : 48 078 € - 2015 : 36 298 €).

 

Le marché conclu prend fin le 30 septembre 2016. Il doit être renouvelé.

 

Vote à l'unanimité pour la reconduction de la même procédure.

 

 

IV. PERSONNEL :

 

            7. Régime indemnitaire du personnel communal :

 

La question relative aux régimes indemnitaires est renvoyée dans I'attente d'une note du centre de gestion sur le sujet (révision totale du régime indemnitaire).

 

            8. Modification du tableau des emplois :

 

Actuellement un agent administratif travaille à temps incomplet (25 heures par semaine) à I'accueil de la mairie. Au 1er juillet 2016, un personnel administratif va partir à la retraite, elle quitte son poste aux ressources humaines.

 

Suite au schéma départemental de coopération intercommunale qui nous a été présenté, nous savons que des personnels seront transférés à court terme à la nouvelle communauté de communes. Les services ressources humaines et comptabilité devraient voir leur charge de travail allégée.

 

Dans un souci de rationalisation des recrutements, je vous propose de transformer le poste de travail accueil à temps incomplet en un poste à temps complet. Cet agent deviendra polyvalent et prêtera main forte au service comptabilité. L'employée municipale qui travaillait à temps partiel se voit donc proposer un temps complet (10 heures de plus). Travaillant à I'accueil, elle interviendra donc pour compenser le départ à la retraite de sa collègue au personnel et elle aidera aussi ponctuellement sur la comptabilité.

 

La personne concernée a été consultée et accepte ces modifications.

 

Donc la personne qui voit son temps augmenter de 10 heures aidera la comptable et contribuera à remplacer la collègue à la retraite !!

Nous, on appelle ça un emploi non remplacé !

 

Par ailleurs, afin de permettre la permutation entre agents de la filière administrative de notre collectivité, je vous demande de bien vouloir qualifier en « rédacteur/adjoint administratif » les postes :

- accueil aux services techniques

- secrétariat de direction

- ressources humaines.

 

Ce changement permet au personnel présent sur notre collectivité d'exercer différentes missions.

 

Une permutation de poste est prévue : une agent des services techniques va permuter avec une collègue qui travaille en collaboration avec Madame Boué.

 

Cette requalification ne préfigure pas de futures nominations sur le cadre de rédacteur.

 

M. DUPUY demande de bien vouloir adopter la modification du tableau des emplois communaux annexé au présent rapport, pour une application au 1er février 2016. A cette date, 64 emplois dont 2 à temps non complet seront attribués à des agents titulaires.

 

M. BEAUPIED : il manquera 20 heures quelque part.

 

M. le Maire précise qu'il y a une comptable. Donc le départ permet de remplacer un temps partiel par un temps complet et la personne assurera plusieurs fonctions.

 

Mme NARRAN : oui, sur les fonctions mais il manquera toujours des heures. 2 personnes pourront faire la compta mais il manquera 20 heures.

 

Madame ZADRO : c'est un départ à la retraite non remplacé, même si, et tant mieux, une personne voit son temps de travail augmenté. Il y a quand même un poste qui part ! La personne qui part à la retraite s'occupait des ressources humaines, la paye, indemnité des élus... et celle qui s'occupait de la compta jusqu'à présent n'exerçait pas de compétences sur ce domaine là.

 

M. le Maire : Oui, mais elles sont dans le même bureau ce qui va faciliter le travail en équipe.         

 

Madame ZADRO : un tuilage a permis de former les personnes ?

 

M. le Maire : Oui, elles sont formées et sont d'accord sur le principe. La personne qui arrive a de plus déjà fait de la compta.

 

M. DUPUY : Ne pas oublier qu'avec I'intercommunalité, il y aura des changements concernant les affectations et la gestion des agents. On ne sait ce que I'avenir nous réserve.

 

Mme ZADRO : Je partage ce que dit M. BEAUPIED tout de même, il y a moins d'heures et ça va être peut être un peu source de stress pour les deux collègues.

 

M. le Maire : On veillera à cela.

 

Mme ZADRO : Je répète ce que I'on a déjà dit au niveau du CT, on nous parle de transfert du personnel au 1er janvier 2017. Je pense donc que de grandes modifications au niveau du personnel - qui est sûrement un peu stressé en se demandant comment tous ces changements seront effectués - n'est pas opportun.

Cette année ce n'est pas le moment de projeter de grands bouleversements.

 

M. le Maire : tout à fait d'accord. On ne sait pas trop où I'on va.

 

Mme ZADRO : la date du 1er janvier 2017, c'est peut être un peu ambitieux.

 

Tableau des emplois communaux adopté à I'unanimité.